Pengertian, Fungsi, dan Peran Front Office Bagi Hotel

THE MEANING OF FRONT OFFICE

Front office berasal dari bahasa inggris “front” yang berarti depan, dan “office” berarti kantor. Jadi front office adalah kantor depan. Dalam konteks pengertian hotel, kantor depan merupakan sebuah departemen di hotel yang letaknya di bagian depan. Tepatnya tidak begitu jauh dari pintu depan hotel atau lobby. Area ini merupakan tempat yang paling sibuk di hotel. Dengan lokasi dibagian depan maka front office termasuk dapartemen yang paling mudah dicari dan dilihat oleh tamu.

Untuk menyebut front office, sebagian hotel menggunakan istilah yang lain, yaitu guest service area (area pelayanan tamu). Oleh karena itu kepala dapertemennya disebut guest service manager. Sedangkan petugasnya disebut guest service agent. Namun, demikian istilah front office yang masih sering dipakai baik industri perhotelan maupun di kalangan edukasi.

Sedangkan kata front liner adalah sebutan untuk petugas kantor depan yang langsung berhubungan dengan tamu (direct guest contact seperti reception, cashier, guest relation officer, doorman dan bellboy).Sering kali ditemui pula istilah front desk yang merupakan sebutan lebih sempit untuk seksi penerima tamu. Di sebut front desk karena tugasnya di area counter (desk).

THE FUNCTION OF FRONT OFFICE  

Kantor depan hotel memiliki funsi-fungsi penting dalam penyelenggaraan hotel secara menyeluruh.

Fungsi tersebut meliputi:

1. Menjual kamar (reservasi, check-in dan check-out)

2. Menangani informasi, produk atau pelayanan dan informasi umum di luar hotel

3. Mengkoordinasi pelayanan tamu (koordinator dari departement lain di hotel)

4. Melaporkan status kamar (status kamar dapat di update secara manual/ komputerize)

5. Mencatat pembayaran tamu (guest bill/guest folio/guest account)

6. Menyelesaikan pembayaran tamu (pada saat check-out)

7. Menyusun riwayat kunjungan tamu (untuk tujuan peningkatan pelayanan)

8. Menangani telepon, peran, faksimili dan email

9. Menangani barang tamu dan barang-barang bawaannya

THE ROLE OF FRONT OFFICE

Dapartemen kantor depan mengemban misi yang sangat vital bagi keberhasilan bisnis hotel. Sebab produk yang menjadi pendapatan utama (main revenue/income) hotel adalah kamar. Sedangkan pendapatan terbesar kedua adalah dari makanan dan minuman (food & beverage).

Peranan kantor depan yang demikian penting menyebabkan dapartemen tersebut diberi sebutan yang menggambarkan pusat dimana semua departemen lain tergantung padanya. Tanpa kantor depan aktivitas hotel menjadi terganggu. Bahkan pada akhirnya roda perputaran produk dan pelayanan akan berhenti. Demikian dengan kesan pertama dan terakhir yang akan menentukan hasrat dan motivasi tamu untuk kembali lagi atau tidak ke hotel.

PERANAN KANTOR DEPAN BAGI HOTEL  :

1. Kesan pertama dan sekaligus kesan terakhir bagi tamu yang menginap di hotel

2. Sebagai pusat sarafnya hotel

3. Sebagai pusat komunikasi

4. Menjaga hubungan dengan tamu dan dapartemen lain di hotel

5. Urat nadi utama sebuah hotel

6. Jantungnya Hotel

7. Sumbunya hotel

8. Pusat koordinasi pelanan  hotel

9. Konter Informasi bagi tamu

10. Sumber Informasi potensial bagi penjualan dan pemasaran hotel

Baca juga : CARA MENEBAK KARAKTER TAMU